미루지 않고 일을 실행하는 법

당신이 오늘도 해야 할 일, 혹은 누군가가 시킨 일을 쌓아두고 시작하지 못하고 있다. 왜 그럴까? 이유부터 알아보자. 그래야 방법을 찾을 수 있다.

 

WHY?

일을 미루는 가장 큰 이유는 당장 해야 할 필요가 없기 때문이다. 냉정하게 말하면 일을 미루는 당신은 일의 밀도가 낮을 가능성이 높다. 지금 당장 하지 않는다 해도 큰 문제가 생기지 않기 때문에 미룬다. 설령 그 일을 끝낸 후 어떠한 피드백도 없이 우야무야 어떻게든 넘어간 경험이 있기 때문이다.

두번째는 일을 제대로 파악하지 못하기 때문이다. 일을 “긴급성”과 “중요성”으로 나누는방법이 있다. 이렇게 일을 나누면 이 일이 속도가 중요한지, 퀄리티가 중요한지 알 수 있다. 물론 다른 방식으로 나누어 볼 수 있다. 하지만 대부분은 일을 나눠보지 않는다. 일을 구조화 하지 않기에 중요도나 긴급성에 대한 고민 없이 그냥 미루게 된다.

세번째는 일을 해냄으로 자신에게 어떤 이득이 되는지 모르기 때문이다. 대부분의 사람들은 이 일을 안 하면 ‘팀장이 짜증을 낼 거고 나는 야근을 하겠구나’ 라는 부정적인 감정을 먼저 떠올린다. 그 부정적인 감정을 ‘당장 하지 않음’으로 회피하려는 것이 인간의 기본 심리다. 그래서 미루게 된다. 부정적인 감정보다 긍정적인 이익에 집중해야 한다. 이 일을 하면 ‘내가 어떤 부분을 배우고 좀 더 성장할 수 있겠구나’ 혹은 ‘이 일을 빨리 끝내고 정말 중요한 일에 시간을 쓸 수 있겠구나’ 라는 개인에게 생기는 Benefit을 생각하는 것이 낫다.

 

ORGANIZE

대신 좀더 거시적인 관점의 일의 준비는 바로 ‘구조화’다. 

사실 일을 잘하는 사람의 첫번째 기준은 바로 "일을 구조화 할 수 있는가?"이다. 구조화의 시작은 바로 적는 행동으로 하는 ‘시각화’다. 세상의 모든 시간관리 책에서 할 일을 적으라고 말한다. 그것이 가장 중요한 첫 단추이기 때문이다. 아침에 출근해서 오늘 할 일을 적는 사람은 중수다. 아무것도 적지 않는 사람은 하수다. 퇴근 전 내일 할 일을 미리 적어 놓는 사람이 고수다. 누군가는 ‘적지 않고도 하는 사람이 최고 아닌가요?’ 라고 질문을 던질 수도 있다. 적지 않고 일하는 사람은 일을 밀도 있게 하는 사람이 아니다. CEO도 일정을 적는다. 적어야 할 일이 너무 많기에 따로 전문 비서가 관리를 해 주기까지 한다.

하루 일과에 대한 효율적인 루틴을 만드는 것도 필요하다. 직장인들은 루틴 (Routine)이라고 하면 일단 싫어한다. 똑같은 일을 반복적으로 하는 부정적 이미지를 떠올리기 때문이다. 하지만 데일리 루틴을 만드는 것은 하루의 밀도를 높이는 아주 좋은 준비다. 저만의 일하는 루틴은 아래와 같이 살짝 공개한다. 

 

- 출근 후 5분 동안은 어제 저녁에 적어 놓은 할 일을 보고 하루의 계획을 머리속에 그려 본다. 

- 그 중 가장 중요한 일을 바로 시작한다. 끝을 반드시 내고 쉰다. 

- 그 후 이메일을 읽는다. 회신 답변을 주어야 할 것을 끝낸다.

- 점심 식사 후에는 회의 등의 내부적 커뮤니케이션이 필요한 일을 한다.

- 늦은 오후 시간에는 외부 미팅 혹은 조금은 단순한 작업을 끝낸다.

- 퇴근 전 오늘 한 일을 리뷰하고 반드시 내일 할 일을 적어 놓는다.

  오늘의 끝이 곧 내일의 시작으로 자연스럽게 넘어간다. 

 

이러한 일의 루틴을 만드는 것은 매우 효과적이다. 이렇게 하면 하루가 아니라 당신의 일년이 탄탄해 질 수 있다. 처음에는 번거롭고 ‘이렇게 까지 할 필요가 있나?’ 라는 생각이 들 것 이다.

 

“내게 나무를 벨 시간이 여덟 시간 주어진다면, 그 중 여섯 시간은 도끼를 가는데 쓰겠다.” 라는 아브라함 링컨의 말을 잊지 말기 바란다. 이 말을 직장인에게 적용하자면 연필심을 갈고 예쁜 노트를 준비 하는데 시간을 쓰라는 말이 아니다. 일을 구조화 하고 효율의 루틴을 만드는 거시적인 구조화의 체득을 말하는 것이다.

 

WARM UP

학창시절 맘먹고 시험공부를 시작할 때를 떠올려 보라. 평소에는 하지도 않던 책상을 청소하고 책꽂이의 책을 다시 정리한다. 그렇게 불필요한 행동으로 시간만 보내고 핸드폰만 만지작거리다가 미룬다. 그리고 잠든다. 시험은 망치고 기분은 나빠진다.

워밍업은 짧으면 짧을수록 좋다. 아예 워밍업 없이 바로 일에 뛰어드는 것이 가장 좋다. 위에 언급한 것처럼 Organize가 잘 되어 있다면 워밍업은 없어도 된다. 완벽한 준비는 환상이다. 부족하더라도 시작하는 것이 맞다. 괜히 화장실 다녀오고 담배를 한대 피우거나 커피를 한잔 먹는 등의 예열 행동은 사실 크게 필요치 않다. 그러다 보면 갑자기 다른 생각이 들거나 지나가다 만난 사람과 다른 얘기를 하다가 일을 시작도 못한다. 제발 그냥 뛰어들기 바란다.

 

DOING

실행의 핵심은 하나다. 집중하는 것, 몰입하는 것이다.

직장인에게 집중은 곧 시간관리다. 시간관리의 시작은 바로 마감시간을 정하는 것이다. 마감시간이야 말로 사람을 움직이는 보이지 않는 채찍이나 마찬가지다. 마감시간은 평소 자신이 일을 해내는 능력을 감안했을 때 약 10%정도 타이트하게 잡는 것이 좋다. 타이머를 가지고 시간을 관리하는 것도 나쁘지 않다.  시작했으면 최소 30분은 다른 어떤 행동도 하지 않고 그 일만 해라. 너무 작은 단위로 나눌 필요는 없다. 핸드폰은 묵음으로 하고 새로운 이메일 알람도 무시하라. 지금 하는 일과 연관이 없는 다른 파일은 열지도 않는다. 30분내로 답해야 하는 일을 이메일로 보내는 사람은 보낸 사람이 문제다. 그저 그 일만 하라. 30분이 지나면 5분을 쉰다. 하지만 자리를 멀리 떠나지를 말고 쉬라. 그리고 다시 30분을 집중해서 일한다. 그리고 마감 시간 내에 일을 끝낸다. 퀄리티가 조금 떨어지더라도 일단 끝낸다. 그리고 잠시 덮어둔 후 다시 그 일을 리뷰한다. 그 과정에서 잘못된 것을 찾아내고 수정하는 것이 낫다.

 

집중하기 위해서는 집중을 방해하는 요소를 없애야 한다.

당신이 직급이 낮아서 위에서 시키는 일이 엄청나게 많아서 이렇게 못한다고 생각한다면 다른 방법을 제안한다. 상사에게 자신의 데일리 루틴 중 집중 근무 시간을 정해서 알려주라. 그리고 그 시간에는 최대한 다른 일을 시키는 것을 지양해 달라고 정중히 요청하라. 집중해서 일해서 당신이 시킨 일의 수준을 높이고 마감을 맞추겠다고 하면 거부할 상사는 없을 것이다. 나의 경우 빨간색 모자를 모니터 위에 걸어 두었다. 지금은 나만의 집중 근무 시간이니 최대한 방해하지 말아달라는 뜻이었다. (사실 이 방법은 외국계 회사를 다닐 때 회사에서 제안했던 방법임) 

 

세상에 미루고 묵혀서 좋은 것은 된장밖에 없다. 일을 하는 직장인이라면 그저 일의 바다에 뛰어들라. 미리 내가 헤엄쳐 가야 할 곳을 정해 놓고 최단 루트를 잡아보고, 그리고 온전히 헤엄쳐 가자. 미루다가 받는 스트레스보다 끝냈을 때의 성취감은 비교불가다.

ⓒ 직장생활연구소  kickthecompany.com written by 손성곤

* 이 글은 동화그룹 사보에 기고한 칼럼의 원문 입니다.