업무량이 너무 많다고? 어떻게 줄여야 하냐고?

CASE 5> 업무량이 너무 많아요.

“업무량이 해도 해도 너무 많아요. 중요한 프로젝트도 매주 쏟아지고, 그 뿐 아니라 잡무도 너무 많아요. 매일 새벽까지 야근하는 것은 물론이고, 연휴 날도 제대로 쉬지 못할 정도예요. 남들 다 가는 여름 휴가도 저에게는 먼 일이고, 정말이지 이대로는 못 살 것 같아요.” 

 

질문> 위와 같은 케이스 외에도 업무량이 너무 많아서 힘들어하는 경우 어떻게 대처하면 좋을까요? 

 

당신의 업무량이 지나치게 많아 숨조차 쉴 수 없다고 느낀다면 그 이유는 세가지다.

 

우선, 당신이 호구인 경우다.

당신은 일을 너무 잘한다. 

당신의 일뿐 아니라 당연히 남이 해야 할 일까지 잘하는 것이다. 그것이 문제다. 

조직내에는 업무 분장표가 있어 구성원은 그에 따라 업무를 부여 받고 일을 한다. 하지만 이것이 거의 사문화 되거나 두리뭉실하게 관리되는 경우가 많다. 이런 경우 사람들은 자신이 아닌 누군가가 일을 대신 해 주기를 바란다. 그리고 No 라고 말하지 못하는 사람을 찍어서 일을 떠 넘긴다. 그리고는 그저 어깨 한번 두드려 주고 커피한잔 사다주면 땡이다. 남들에게 No라고 말하지 못하는 당신을 남들은 착하다고 평가하지 않는다. 그저 내 일을 떠넘기기 쉬운 호구라고 여길 것이다. 그들은 당신의 호의가 계속되면 권리인줄 안다. 그리고 그들이 권리를 누리면 누릴수록 당신의 일은 차곡차곡 쌓이게 된다.

당신이 숨쉴틈도 없이 일이 많다면 당신 주의의 사람들이 여우이고 당신이 너무 착해서 이용당하는 경우가 가장 주된 이유일 것이다.

 

둘째, 당신 빼고 다 바보인 경우다.

이것도 암담한 경우다. 그 일을 하는데  다른 사람은 능력이 너무나도 부족해서 팀장이 당신에게만 일을 시키는 경우기 때문이다. 게다가 다음에도 또 일이 와도 ‘지난번에도 김대리가 했으니 이 일은 그냥 김대리일’이 되어 버리는 것이다. 당신은 일감에 파뭍혀 일의 퀄리티가 떨어짐과 동시에 의지상실과 건강마저 잃게 되는 악순환에 빠져 들 수 있다. 

 

셋째, 당신이 일을 너무 못하는 경우다.

이 경우는 없을것이라고 믿고 싶다. 하지만 아예 없지는 않다. 

팀장이 보기에 당신의 직급과 연차에 당연히 해야할 일을 시켰음에도 당신이 일을 쳐낼 능력이 부족한 경우다. 외부에서 보면 일이 많지 않은데 당신 스스로가 ‘이 일은 너무 많고 힘들다’라고 느낄 수도 있다. 자신이 일을 잘하는지 못하는지를 스스로 알아채기는 어렵다. 주위의 제 3자에게 당신의 업무 능력이 어느 정도가 되는지 냉정한 평가를 요청해 보라. 의외의 답이 나올 수도 있다. 

 

질문> 업무량이 너무 많은 이들을 위한 시간 관리 비법! 어떻게 하면 좋을까요?

1. 중요한 것부터 해라.

너무나 당연하다. 

일이 너무 많다면 우선순위를 매겨서 가장 중요한 것부터 쳐내야 한다. 

팀장에게 우선순위를 보고하고 그 순서대로 하겠다고 말해라. 순서는 당신이 돋보일 수 있는 일 그리고 팀장에게 반드시 필요한 일이 No.1 이다.

 

2. 못하는 것은 할 수 없다고 말하라.

당신 주위의 사람이 모두 여우여서 당신에게 일을 떠넘겼든, 당신이 일을 잘해서 일이 몰리든 간에 일이 너무 많아 Red Alert이 떴다면 냉정해 져야 한다. 일과 취미가 다른 것은 일에는 마감기한이 있다는 것이다. 취미는 그런 거 없다. 놀멘 놀멘 하면 된다. 당신이 마감기한을 못지킬 것 같거나 지키더라도 일의 퀄리티가 현저히 떨어질 것 같다면 미리 말하라. 이 일은 이런 이유로 어려울 것 같다. 마감이 중요하니 팀장님이 빨리 다른 사람에게 넘겨야 한다고 말이다. 능력이 부족해서가 아니라 팀장에게 꼭 필요한 중요한 일부터 해야 하기 때문이라고 말해야 한다. 아울러 마감을 못 지키면 팀장님도 문제가 생길 수 있으니 당신을 위해서 이렇게 말하는 것이라는 맨트로 양념을 치면 끝이다.

사실 이렇게 말하는 것은 용기가 많이 필요하다. 왜냐하면 자신이 부족하다는 것을 고백해야 하는 느낌이 들고 자존감마저 낮아지는 것 같은 자괴감에 빠지기 쉽기 때문이다.  필자도 며칠간 야근하며 머리를 쥐어 뜯는 고민끝에 이러한 결정을 내리고 팀장에게 말한 적이 있다. 

"이 프로젝트는 정말 저에게 큰 도전이 될 것 같습니다. 완수하면 엄청나게 성장할것 같구요. 하지만 지금 제가 이 일을 맡기에는 너무 부족한 것 같습니다. 우리 팀에서 이 일이 정말 중요한데 제가 이 일을 망치면 더 큰 문제가 생길것 같습니다. 더 잘할 수 있는 사람이 맡았으면 좋겠습니다."

정말 말하는 것이 눈물이 날 만큼 창피한 상황이었다. 하지만 마감기한이 있는 일을 망칠 수는 없기에 고심끝에 말을 꺼냈다.

팀장의 반응? "그래, 지금 니 상황에서는 조금 버거울 수도 있다. 그래. 지금 하는 일 열심히 하고 이 건은 내가 다시 한번 시기 진행해야 겠다." 였다. 

그렇다고 일을 받자마자 바로 못하겠다고 하지는 마라. 그냥 하기싫어 안하는 것이 되어 버리기 쉽다.

 

3.이메일은 한꺼번에 읽어라.

일이 너무 많다면 회사자리에 앉아 컴퓨터를 키기도 전에 당신의 머릿속에서 해야 할 일로 가득차 있을 것이다. 이 경우 그 일부터 해라. 매일을 읽지 마라. 쭉 훑어만 보고 당신의 직속상사가 보낸것만 읽어봐라. 메일을 읽기 시작하는 순간 머리속은 혼돈으로 치닫고 다시 당신에게는 숙제가 쌓인다. 오전에 맑은 정신은 중요한 일에 온전히 집중해야 한다. 급한일 부터 쳐내고 일정한 시간부터 아이스 아메리카노와 함께 한꺼번에 읽고 처리하라.

 

질문> 업무량을 줄일 수 있는 비법은 없을까요? 상사에게 적게 업무량 배당받는 방법이 있다면 귀띔 부탁 드립니다.

 

업무량을 줄이겠다는 것은 당신이 창의적이거나 리딩을 하는 자리일 경우 가능하다. 업무 자체보다는 새로운 아이디어를 끄집어 내거나 사람들의 심정관리와 조직관리를 하는 경우에는 업무 자체의 양은 중요한 것이 아니기 때문이다. 당신이 그런 상황이 아니라면 업무를 줄이겠다는 어떤 형태의 노력도 상사나 동료에게 아주 크게 티가 난다. 단지 “업무량을 적게 받겠다.”는 생각은 어리석고 유치하다. 그 생각, 집어치우는 것이 낫다.

“대신 업무를 명확하게 나누고 내 일은 깔끔하게 하겠다”라는 태도로 접근하는 것이 옳다. 

모두가 합의 한 업무 분장 결정에 대해서는 누구 하나도 뭐라 할 수 없다. 명확한 업무와 그 업무를 전문가처럼 마무리하는 것은 개인에게 적절한 도전의식을 불러일으키고 아울러 자신이 업무 안에서 성장하는 계기가 된다. 그렇게 하나하나 영역을 넓히고 그 중 자신과 가장 잘 맞는 일을 찾는 과정을 거치는 것은 매우 매우 중요하다.  

질문으로 돌아와서 업무를 줄이기 위한 비법을 찾아볼까?

가장 중요한 것은 업무 분장을 명확히 하는 것이다. 

‘그냥 일을 하면 되는 거지 무슨 업무 분장표냐 정 떨어지게…’ 라고 말하는 상사라면 당신은 그에게 착취당하는 것이다. 회사는 하나의 조직이다. 조직에서는 직급에 맞는 마땅히 해야할 일과 책임의 무게가 있다. 당신에게만 쏠려 있는 것은 조직의 구조 자체가 잘못된 것이다. 업무 분장표를 만들자고 팀장에게 제안해서 당신이 현재 하고 있는 일을 모두 적어서 내라. 가능한 구체적이고 명확한 언어를 써서 표현해야 한다. 두리뭉실한 표현을 쓴다면 업무를 나누는 의미는 사라진다.

 

그래도 일이 너무 많아 죽을것 같다면, 지속적으로 상사에게 ‘일이 너무 많다’라는 사실을 어필해야 한다. 수시로 가벼운 언어로 ‘일이 너무 많아서 죽을 것 같아요. 꿈에서도 나오는데 어쩌죠? 라고 너스레도 떨어라. ‘이러다가 저 빠지면 완전 일 빵구 나겠는걸요?’ 라고 약간의 협박을 비치는 것도 좋다. 때로는 일대일 면담을 통해서 하고 있는 업무를 다 써서 일이 너무 많으니 조정해 달라고 요청해야 한다. 

이래도 저래도 안 된다면 한번 정도는 극약 처방이다. 전날 밤부터 몸이 안좋다고 멍석을 깔아라. ‘4일 째 집에 12시에 들어갔더니 몸이 쪼개지는 것 같아요. 열도 나고 몸살인가?’ 하면서 말이다. 코피 한방 흘려 주는 것은 거의 즉효를 볼 수 있다. 코피가 안나면 어쩌랴? 아름다운 모습은 아니지만 그냥 휴지하나 코에 틀어 박고 일하는 쇼잉을 하는 것도 좋다. 그리고는 한 이틀 그냥 째라. 아침에 죽는 소리로 전화해서 "계속 야근을 해서 몸살이 왔다. 너무 심해서 닝겔을 맞고 있다. 이틀은 안정을 취하라고 해서 입원했다." 라고 얘기해라.

아울러, 반드시 업무는 '*** 대리'에게 시키면 된다고  메시지를 전해야 한다. 아무 생각없는 상사는 당신이 돌아올 때 까지 겨울날 새벽 눈오듯 그대로 쌓아놓을 수도 있으니 말이다.

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