상사의 불명확한 지시에서 탈출하는 팁

상사라고 해서 그 능력이나 그릇이 충분한 사람만 있는 것은 아니다. 단지 회사를 오래 다녔기 때문에 능력이 부족한 상태에서 관리자가 되는 경우도 있다. 또, 업무 이외의 강점(?)을 활용하거나, 좋은 때를 만나서 그 자리에 앉게 되는 경우도 많다. 개인에 따라 다르기는 하지만, 그런 상사는 명확한 업무지시를 내리지 못한다는 단점은 공통적이다. 

직장생활 9년차인 김과장은 팀장과 아래 직원들 사이에서 맘이 편치 않다. 명확하지 않은 팀장의 지시 때문에 업무의 납기를 맞추지 못하고 또 그 결과물 또한 매우 허접하게 나왔기 때문이다. 이로 인해 아울러 자신의 업무 시간까지 조절하지 못하고 다른 일에도 영향을 받게 되었고 당연히 퇴근시간이 늦어지고 있다. 또, 본부장에게까지 일을 잘 처리하지 못하는 사람이라는 이미지가 심어질까 노심초사한다. 아래 직원들의 불만을 하늘을 찌른다.  이게다 일을 제대로 시키지 못하는 그의 팀장 때문이었다. 그는 '내가 팀장을 해도 이것보다는 잘 할 텐데...' 하는 생각이 들 정도다. 

관리자들이 명확하게 지시를 못하는 이유는 무엇일까? 

 

첫째는 무엇을 어떻게 해야 할지 모르는 경우이다. 즉 명확히 지시를 내릴 능력이 없는 경우다. 이런 경우에는 지시를 내리고 싶어도 내리지 못한다. 이런 상사에게 "어떻게 작성합니까? 보고 받는 이는 누구인가요? 어떤 키워드에 초점을 맞출까요? 가이드를 주십시요." 라고 자꾸 보채는 것은 좋지 않다. 능력 부족자 팀장의 입에서 나오는 것은 헛소리요 지나치면 "넌 니 짬밥에 그것도 못하냐?" 라는 질책 뿐이기 때문이다. 

두번째 경우는 팀장도 본인의 상사로의 지시를 이해하지 못하기 때문이다. 한 본부내에 세명의 팀장이 있어다. 그들은 같은 회의를 들어가서 똑같은 숙제를 받아오더라도 지시하는 것은 모두 달랐다. 팀장 모두가 회의시간에 딴 생각을 했거나, 국어에 대한 이해능력이 수준이하였을 수 있다. 결국 세 팀의 선임 팀원들은 팀장에게 지시를 받은 후 회의실에 모여 함께 해야할 일을 협의했다. 세명 모두 들은 것을 설명할 수 있는 능력이 매우 퇴화한 상태였고 그 피해는 오롯이 직원들에게 돌아갔다. 

그렇다면 이런 상사에게는 어떻게 대응해야 할까?

1. 무조건 초안을 들이밀어라.

무엇을 해야 할지 모르는 경우에는 러프 하게라도 가안이나 템플릿을 만들어서 보여주어야 한다. 이것은 보고의 ABC 중에 A다. 당연한 것이지만 실제로 하는 사람은 적다.  초안을 만들어서 보여주어야 관리자는 머리속에 그림이 그려지기 시작한다. 아무것도 없는 백지에 당신이 밑그림을 그려주는 것이다. 이런 상사는 당신의 밑그림이 없이는 회로가 연결되지 않는다. 그만큼 능력이 없다. 

2. 중간보고는 필수다.

 말만하고 지시도 명확하게 하지도 않는 상사는 결코 문제의 결과에 대해서 책임을 지지 않는다.  "내가 언제 그랬냐? 내가 똑바로 하랬지?" 처럼 어이상실의말을 보고 이후에 날릴 수도 있다. 중간보고가 좋은 점은 두가지다. 우선은 내가 책임에 대해 빠져나갈 방편이 된다. 그리고 두번째는 상사의 불안감을 없애줄 수 있다. 제대로 시킬 능력도 없는 상사는 어이 없게도 자신의 업무를  빨간펜 선생님 정도로 생각하고 있는 경우가 많다. 머리속에는 아무것도 없지만, 남들이 해온 자료에 빨간펜을 그어대는 것은 자신이 있다. 그러면서 마치 다 알고 있었는데, 니가 이정도 밖에 안되는 것을 내가 지도 편달한다는 생각으로 말이다. 그가 자신을 빨간펜 선생님이라고 생각한다면 계속 그렇게 느끼도록 만들어 주면 된다. 그리고 그 일을 하게 만들어 주어라. 절대로 그를 계도하거나 고치려 하지 마라. 당신 암걸린다. 

 

3.  두 개만 주어라.

이런 사람은 절대로 결정을 내리지 못한다. 왜냐구? 당연하지 않은가 아무것도 모르는데 어찌 의사결정을 내릴 수 있단 말인가? 의사결정이 필요한 경우 현재의 상태와 우려사항만 알려주어서는 안된다. 짜증만 내며 이렇게 말한다. " 문제는 니가 만들어 놓고 나보고 어쩌라고?"

이럴때는 당연히 해결책을 이야기 해주어야 한다. 제안하는 것은 그 해결책을 3가지 이상 만들어 주지 말라는 것이다. 정확히 두 가지만 만들어 주어라. 그리고, 각각 선택했을때의 benefit과 concern에 대해서 설명해 주길 바란다. 생각해 보라. 옷을 고르러 갔는데 직원이 비슷한 옷 세 벌을 보여준다면 의외로 고르기가 어렵다. 하지만 2가지 라면 의외로 빠른 결정이 난다. 여기까지만 하면 다냐고? 절대 아니다. 반드시 정답을 알려주기 바란다. "이렇게 두 가지가 해결책과 제안이 있는데 정답은 2번이다. 왜나면 2번이 1번보다 실패할 확률도 적고 안전하기 때문이다." 라고 심플한 대답을 포함해 주어야 한다. 그래야만 팀장은 안심하고 쿨한 척을 하며 결정을 내린다. "니가 내 밑에서 배우더니 많이 컷네. 그렇게 하는게 맞는 거지." 라는 말이 따라나올 수도 있다.

 

4. 반드시 문서화 하라.

이 상태에서 대화를 마무리 해서는 안된다. 당연히 정리를 해 주어야 한다. " 팀장님께서 말씀하신대로 2번을 선택해서 바로 진행할 것이고, 언제까지 협의 후 실행토록 하겠다. 협의 완료 후 마무리 전에 보고를 다시 드릴 것이다." 라고 말이다. 이게 왜 필요하냐고? 이런 상사는 2번을 선택한 후 문제가 생기고 일이 잘못되면 즉각적인 발뺌과 덮어씌우기라는 기술이 들어오기 때문이다. 문제가 생기면 서슴없이 "자네가 그렇게 결정해서 이렇게 된 것 아니냐?" 라는 예기가 나온다. 바로 그 순간을 위해서 보고 후 마무리는 필요하다. 그것은 결국 " 이 의사결정의 최종 승인자는 팀장 당신이오. 앞으로 내용을 알려드리리다" 라는 암묵적인 합의가 되는 것이기 때문이다.

정리된 내용을 가지고 간 레포트의 하단에 자필로 직접 적기 바란다. 날짜와 시간 함께 있었던 사람까지 적으면 더 좋다. 팀장이 보는 앞에서 말이다. 여기에다가 결정내용에 대해서는 팀원들과 관련 부서에 당연히 메일을 보내 자연스러운 증빙을 남기는 것이 필요하다. 거듭 말하지만 문서화는 직장인의 유일한 무기다.

 

 

이 글을 읽고 "꼭 그렇게 까지 해야 합니까?" 라고 누군가 물을 수도 있다. 그런 당신은 아직 무능할 뿐더라 책임을 지지 않는 상사를 만나서 데여본 적이 없는 것이다. 축하한다. 당신은 행복한 직장인이다. 

 

 

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