회사에서도 문서는 말보다 강하다.

업무관련해서 이러한 명언이 있다.

"문서화 하지 못할 것은 없다.

 만약 문서화 되지 못한다면 그것을 일을 충분히 해내지 않은 것이거나,

 충분히 프로페셔널이 아닌 경우 뿐이다."

 

맞는 말이다.

아울러 이 말은 당신의 성과에 대해서도 그대로 적용될 수 있다.

당신의 성과나 업무를 문서화 하지 못한다면 당신은 그 일을 제대로 해 내고 있는 것이 아니다.

 

"내 업무는 매장과 업체에 매일 전화를 해서 새로운 행사를 잡고 계획하는 것인데 그것을 어떻게 문서화 합니까?

 내 일은 팀장이 던져주는 ad hoc 성의 숙제들 뿐인데 그것을 어떻게 문서화 하라는 말입니까?

 말 그대로 던져주는 숙제만 하고 있는데 말이죠?" 라며 반문할 수 있다.

그럴 것이다. 나 또한 그랬다.

그러나 해야만 한다. 그것도 체계적으로

우선 폴더를 만들어라.

그리고 업무와 관련된 카테고리를 만들어서 받거나 발송한 이메일을 정리하라.

영업사원이라면 영업상 통화한 업체별 전화건수, 통화내용, 통화 이후 보낸 자료,

계약으로 이어진 건, 입금내역 등을 파악해서 정리하라.

 

보고자료만 줄기차게 만들고 있다면 이렇게 하라.

주간별 보고 자료 작성 건수, 파일명, 보고 용도, 걸린 시간 등을 구체적으로 정리하라.

그렇게 3개월만 해보면 해당 폴더 안에 들어 있는 모든 내용은 당신의 일이 되고,

당신에게는 구체적인 업무의 업적이 된다.

그냥 " ad hoc 성으로 떨어지는 레포트 작성" 보다는

"1개월당 3회의 부문장 보고서 작성, 16회의 매출 보고서 작성,  

 19회의 신제품 개발 관련 자료 작성 3회의 업무 스케줄 작성,

 업체와 가격 협의를 위한 10차례의 미팅을 진행" 이라고 쓰는 것과는 차원이 다르다.

아울러 이러한 당신의 업무를 팀장에게 월간 단위로 보고하라.

처음에는 "뭐 이런 걸 보고하나, 누구는 일 안하나?

이런거 데이터 작성할 시간에 일이나 더해" 등의 부정적인 피드백이 있을 수 있다.

그러나, 상사는 기본적으로 부하직원의 성과에 대해 거의 기록하지 않고

6개월은 기억하기 불가능한 희미한 기억에만 의지하여 당신의 업무를 평가하고 있다.

사실 의도하지 않아도 자동적으로 기록되는 자료들 (회의록, 공문, 최종결과보고 레포트, 이메일)이 아니라면

일상적인 업무는 절대로 문서화 되지 않는다.

하물며 당신의 성과가 문서화되고 기록될 것이라 생각하는가?

업적평가시 억울한 일을 없애고자 한다면, 업적평가 때만되면 아무 할말이 없다고 후회하지 말자.

 

이러한 사실을 안다면 당신이 업무성과에 대해 기록하지 않아야 할 이유는 아무것도 없다.

나아가 업무정리를 통해서 일을 하는 자신에게도 어떻게 어떤 프로세스로 일을 할 것이며,

더 나은 업무를 위한 방법을 구체적으로 찾아보는데도 도움이 될 수 있는 효과를 거둘 수도 있다.

업무성과를 기록하면 아래와 같은 효과가 있다.

- 업무를 하는데 필요한 방향제시, 업무훈련, 구체적인 코칭을 받을 수 있다.

- 각 업무 단계에서 성과를 평가할 수 있다.

- 상사에게 성공적인 성과를 인정받을 수 있고, 앞으로 일어날 문제를 예측할 수 있다.

- 더 많은 업무권한을 얻게 된다.

- 상사에게 정확한 내용의 성과보고서를 정기적으로 제출할 수 있다.

- 나아가 성과가 문서화되어 데이터로 쌓인다면 의사결정을 더 빨리 정확히 내릴 수 있게 되고,

  모든일에 대해서 효과적으로 행동할 수 있다.

자신의 업무를 문서화 할 때 주의할 점은 무엇인가?

이렇게 성과를 작성할 때 유의해야 할 점은 업무관련된 사람들에 대해서

절대로 개인적으로 느끼는 감정은 기록으로 남겨서는 안된다.

오로지 일, 일에 대해서만 모든 감정을 털어내고 적어야 한다.

 

기록할 때에는 구체적인 단어를 사용해야 한다.

"마감기한 2일전에 *** 보고에 대한 최종보고서를 완료했다" 라고 작성하면 안된다.

성공적이었다. 좋았다. 문제가 있었다 처럼 불완전 하거나, 의미가 모호하거나

지나치게 범위가 넓은 용어는 사용하지 않아야 한다.

특히 목표, 가이드 라인, 마감기한에 대해서는 특별히 아주 명확하게 업무의 서두에 명기 해야 한다.

잊지 말아야 할 점은 이처럼 업무를 기록하는데 있어서 반드시 당신의 상사를 Involve 시켜햐 한다는 것이다.

"부장님, 제가 업무 성과를 이처럼 측정하고 있는데 이 것들에 대해 논의를 들리고 싶습니다.

이게 제가 기록한 것인데요 부장님이 생각하시는 것과 동일한지 한번 확인해 주시면 고맙겠습니다."

브라보....

당신의 상사는 당신을 업무도 능할 뿐 아니라, 성과관리, 업무정리에 탁월하고 체계적이며

책임감이 높다고 평가를 내릴 수 밖에 없다.

그 이유는 .... 상사에게 조언을 구했기 때문이다.

 

성과 기록은 당신과 상사가 동일하게 업무에 전념할 수 있도록 도와주는 훌륭한 도구이다.

이것을 기록하면 이후 의견이 충돌해서 생길 수 있는 갈등을 막을 수 있다.

또한 상사는 당신이 정리한 실제 업무행동을 지켜보면서 당신에 대한 기대사항을 더욱 더 명확히 전달 할 수도 있다.

 

 *This posting is originally from "Manage your boss" and transcribed & edited by Dr. son