회사 생활의 절반 이메일의 기본부터 알자

회사생활을 할 때 당신이 가장 많이 사용하는 도구가 무엇인지 생각해 본적이 있는가?

업무의 특성에 따라 엑셀이나 파워포인트 혹은 특화된 프로그램이 될 수 있지만, 모든 직장인을 대상으로 설문조사를 한다면 1등은 당연히 이메일이 될 것이다. 이메일의 사용빈도는 너무 나도 높아서 그것이 없던 시절에도 사람들은 회사에서 일을 했었고 서로 업무적인 커뮤니케이션을 했다는 사실이 믿기 힘들 정도이다.

업무 커뮤니케이션의 모든것이라고 할 수 있는 이메일, 아무런 문제 없이 잘 활용하고 있다고 믿고 있지만 "회사에서의 이메일 활용의 기본원칙"에 대해서 생각해 보자. 

 

1. 업무 이외의 용도로는 사용하지 않는다.

 

회사 인트라넷에 연결된 이메일은 가급적 개인적인 용도로는 사용하지 않는것이 좋다. 

개인적인 카드 명세서를 수신하거나 쿠팡 등 쇼핑관련 된 외부 메일을 연동하는 것도 지양하는 것이 좋다. 신입사원들의 경우 한간에 떠도는 인터넷 루머 등을 수십명이 되는 동기들에게 전체 메일로 공유하는 경우가 종종 있는 데 이것 또한 권하고 싶지 않다.  "고도원의 아침편지"나 "행복한 경영이야기" 등 자신에게 motivation을 줄 수 있는 외부 뉴스레터 정도는 큰 문제가 될 것이 없다. 소문으로만 떠돌고 있는 이야기이긴 하지만 회사에서 마음만 먹으면 회사 인트라넷의 이메일은 필터링과 모니터링하는 것은 어려운 일이 아니라고 한다. 심지어 회사 이메일 필터링으로 사내 불륜이 걸려서 권고사직에 이른 경우도 있다.

 

2. 한 줄 짜리 이메일은 보내지 않는다.

   

외국계 회사의 경우 아래와 같이 한 줄 짜리 짧은 이메일이 종종 오고 가는 경우가 있다.

FYI          (For Your Information, 수신인에 없는 사람들 이지만 내용을 알필요가 있어 전달하는 경우에 사용)

Resend    (일정등이 촉박하여 답변을 빨리 받기를 원하는 경우 같은 내용을 다시 보낸 경우)

Reminder (미팅 등 시간 약속이 있는 경우 다시 일깨워주고자 하는 경우)

 

그런 특이한 경우를 제외하고는 한 줄짜리 이메일은 가급적 보내지 않는 것이 좋다. 한 줄짜리 이메일은 전화로 해도 충분한 경우가 대부분이다. 예를 들면 "그래서 뭘 도와야 하죠?","우리는 해당사항이 없으니 수신인에서 빼주세요", "무슨 말인지 모르겠는데 와서 설명해 줄래요", "내용 주세요" 등이 그 예일 수 있다. 대부분 한줄 짜리 메일은 상사가 부하직원에게 보내는 경우가 많은데 대부분은 그냥 말로 하는 것이 나은 경우가 많다. 그리고 한 줄로된 메일을 "띡"하고 받았을 경우 은근히 기분이 좋지 않은 경우가 많으니 지양하는 것이 좋다.

 

 

 

 

3. 때로는 법률가 처럼 생각하고 쓰자.

 

사내에서 활용되는 이메일은 때로는 법적으로 구속력을 갖기도 한다. 어떠한 문제가 발생했을 경우 메일 내용이 녹취록 처럼 법적 구속력을 갖는 증빙이 되기도 한다. 예를 들어 회사에서 법적인 문제가 발생하여 국가 기관들에서 압수수색을 해가는 경우 컴퓨터를 통채로 들고 가거나 이메일 전체를 카피해 가는 경우도 있다. 따라서 특히 외부 기관이나 업체 등에게 메일을 쓸 때에는 정중하고 예의바르고 올바른 언어를 선택해야 한다. 미국에서는 잘못된 이메일로 CEO가 사퇴하는 경우도 있었다. 2001년 엔론파산 사태, 2005년 8월말 미국 카트리나 참사 때 미연방 재난관리청장의 어이없는 메일 등으로 인해 책임을 지고 현직에서 물러나거나 심지어 감옥에 가는 참담한 결과가 생긴 경우도 있었다.

 

4. 수신인을 한정하라.

 

메일을 쓸 때는 반드시 수신인을 명확하게 지정해야 한다. 그리고 너무 많은 사람은 수신으로 넣지마 말아야 한다. 너무 많은 수신인은 아무도 일하게 하지 않는다. 많은 사람이 수신인으로 들어가야 하는 경우는 부문 전체 미팅이나 인사관련 공지 등 공식적으로 공유해야 하는 경우로 충분하다. 아울러 참조인 (CC: Carbon Copy)도 한정하는 것이 좋다. cc에 누군가를 넣어야 하는 경우는 실무자가 아닌 본부장이나 임원등이 내용에게 내용이 진행되고 있다는 사실에 대해 알리는 용도로 충분하다. cc로 넣어야 할지 수신인으로 넣어야 할지 망설여 지는 경우에는 수신인으로 넣는것이 차라리 낫다. 과도한 cc 사용은 메일의 중요성을 떨어 뜨리고 당신의 메일을 아무도 신경쓰지 않는 메일로 전락 시킬 수 있다.

 

5. 메일을 쓰는 이유를 잊지 마라.

 

메일을 쓸 때는 내가 이 메일을 왜 쓰는지 그 이유에 대해 명확하게 생각해야 한다.

그렇지 않고 쓰다보면 자료를 취합받기 위한 목적으로 시작한 메일이 지난번에 어떤팀에서 자료를 늦게 주어서 보고를 망친 적이 있다는 폭로나 상처주기 위한 것으로목적이 변해 버리는 경우도 생긴다. 메일을 쓰는 경우를 정리를 한다면 일에 대해 단순히 공유를 하는 경우, 남에게 일을 시키거나 부탁하는 경우, 회의를 소집하는 경우 등 많지 않은 목적으로 단순화 시킬 수 있다. 그 목적을 항상 기억하고 써야 일관성이 있는 메일이 된다. 메일을 쓰기 전에는 일을 진행하려는 것인지 내 머리속에서 치워버리고 싶어서 쓰는지 확식히 해야한다.

   

 메일을 정말로 기분 나쁘게 쓰는 재주를 가진 직원이 있었다. 메일로 일을 요청하는 경우에도 어찌나 기분이 나쁜 뉘앙스만 쏙쏙 골라 쓰는지 일을 진행시키려고 하는 요청이 아니라, "이일은 니 일이니까. 니가 처리하고 나한테 알려줘"  라고 말하는 느낌을 너무나도 많이 받았다. 너무 지나쳐서 찾아가서 얘기를 해 주었더니 얼굴만 뻘겋게 되어  "아 그럼 내가 하면 되잖아요... 아이씨" 이랬던 적이 있었다. 메일로는 기분을 정말 상하게 하는 말을 그렇게도 잘하던 그녀가 찾아가서 얼굴을 맞대고 얘기할 때는 쑥맥이 되는 것이었다. 웃긴것은 그  직원과 함께 일하는 아랫 사람도 그의 메일 쓰는 방법을 따라하고 있더라는 것이다. 메일을 쓸 때는 명확한 메일의 목적이 있어야 하고 그것이 대부분 "일의 진행함"임을 잊지 말아야 한다. 

 

 

6. 칭찬은 써라. 그러나 꾸짓는 이메일은 쓰지마라.

 

가끔 팀장의 경우 아랫사람의 전체 근태나 근무 태도 등에 대해서 메일로 전달하는 사람이 있다.

그러나, 객관적인 내용을 전달하는 것이 아닌 이상 아랫사람의 태도를 꾸짓거나 훈계하는 내용은 메일로 쓰지 않는 것이 좋다. 이것은 메일의 특성을 모르는 사람들이나 저지르는 행동이며 때로는 그런 메일은 자신 스스로를 옭아매는 부메랑이 되어 날아올 수 있기 때문이다. 직원들은 그런 메일을 자신과 아주 친하고 허물없는 동료에게 "야... 지가 뭔데 나한테 지적질이야 열라 짱난다." 라는 글까지 덧붙여서재전송하는 경우가 종종있다. 만약 그 글이 그런 경로로 계속 퍼져 나간다면 당신이 올바른 지적을 했다 하더라도 재전송 되어 확산되는 이메일 속에서 당신은 바보가 되어 버릴수도 있다는 사실을 알아야 한다. 

    

말은 휘발하지만, 글은 남는다. 말은 왜곡되고 기억에 의해 재 창조 될 수 있지만, 글은 변하지 않는다.   

심지어 글은 그 생존력이 당신이 생각한 것보다 아주 오랫동안 지속되며, 당신이 퇴사한 이후 까지도 남을 수 있다. 문서화된 글은 지속적으로 읽어 보면서 곱씹을 수 있다. 훈계가 때로는 도움이 되지만 읽어보는 사람이 다른 상황이 되었을 때 읽어 보면 그 의미가 다르게 느껴지는 경우가 많다. 그런 활자의 특성을 이해하고 있다면 이메일로 사람을 꾸짖어 인간관계가 나빠지는 단초를 만들어 내지 않는게 맞다. 나도 이메일 커뮤니케이션을 지나치게 사랑하는 팀장으로 부터 혼나는 메을 받아봤는데 그 당시는 이해가 가고 " 맞아. 내가 잘못 했었지 고쳐야 겠다" 라는 생각이 들었으나, 일주일 정도 후에 읽어 보았을때  그 기분 언짢음이 메일을 받았을 당시와는  다르게 짜증으로 변해 버렸던 기억이 난다. 두고 두고 씹히는 안주가 되고 싶지 않다면 훈계나 꾸짓음은 영혼이 없는 이메일 보다는 face to face로  눈을 맞추며 얘기하는 것이 좋다.

반대의 경우라면 어떨까? 너무 단순한다. 칭찬이라면 보내라. 과감히 칭찬 받는이의  윗사람을 cc 로 넣어라.

7. 무엇보다도 간략히 써라.

 

메일의 정체를 한마디로 말한다면 "업무를 쉽게 하기 위한 툴" 이다.

내용에 오해가 생길 소지가 없는 정도라면 간략하고 쉬운 언어로 써야한다.길게 늘어지는 메일을 집중해서 읽는 경우는 동료가 보내온 인터넷 루머와 나의 직속 상사에게서 온 메일을 제외하고 없다는 사실을 잊어서는 안된다. 

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